Les possibilités de défraiements des volontaires

Nombre de projets et d'activités ne pourraient être menés à bien sans l'engagement de personnes de manière volontaire. Mais pour que les dépenses consenties dans le cadre d'une activité bénévole ne soient pas un frein à l'engagement, les associations peuvent intervenir dans ces frais. La loi fixe toutefois des règles et des limites.

Publié le: 19 juin 2024

Mis à jour le: 29 août 2024

Par: Joëlle Delvaux

4 min

Un homme sur le quaie d'une gare regarde les horaires des trains

Photographie: © AdobeStock

Le volontariat est par nature un acte gratuit. Et il n’existe aucune obligation pour une association ou une organisation de verser des indemnités de défraiement aux volontaires actifs en son sein. D'ailleurs, de nombreuses associations n'en ont tout simplement pas les moyens.
Néanmoins, si une organisation décide de le faire, elle a le choix entre deux options :

rembourser les frais réels encourus par le volontaire,
octroyer un remboursement forfaitaire au volontaire.

Le remboursement des frais réels

Le volontaire remet à l'organisation des notes de frais reprenant les activités qui justifient le remboursement des frais et leur date. Il joint les pièces justificatives nécessaires : factures, tickets de caisse, billets de train, relevés des indemnités kilométriques... Il n’y a pas de plafond à respecter. L’association ne doit faire aucune déclaration ni à l’ONSS ni au fisc mais elle doit tenir une comptabilité rigoureuse car elle doit pouvoir démontrer le caractère raisonnable de la dépense et sa nécessité dans le cadre des activités de l’organisation. Le volontaire, quant à lui, ne doit rien mentionner dans sa déclaration à l’impôt des personnes physiques.

Le remboursement forfaitaire

Dans ce système, le volontaire ne doit pas apporter des preuves de ses dépenses puisque l’association lui verse une somme forfaitaire. Toutefois, il ne faut en aucun cas dépasser 2 plafonds : 41,48 € par jour et 1.659,29 € par an sur l'année 2024. Ces montants sont des maxima. L’organisation n’est jamais obligée de rembourser le volontaire jusqu’au plafond légal.
Si les limites sont respectées, il n’y a aucune cotisation sociale à payer et le volontaire n’a rien à mentionner dans sa déclaration à l'impôt des personnes physiques.

Attention : les plafonds s’appliquent à la totalité des activités que le volontaire preste durant une année. En d’autres mots, le cumul des indemnités forfaitaires perçues dans plusieurs associations ne peut excéder les montants mentionnés. En cas de dépassement d'1 ou des 2 plafonds, le volontaire doit pouvoir justifier l’ensemble de ses frais. S’il ne peut pas le faire, il perd sa qualité de volontaire. Il y aura requalification possible, soit comme salarié, soit comme indépendant. Le montant touché sera donc soumis aux cotisations sociales et à l’impôt des personnes physiques.

À noter qu'un plafond annuel plus élevé - 3.047,43 € (montant 2024) - s'applique à certaines catégories de volontaires :
• Du secteur sportif (entraîneur, professeur, coach, arbitre, membre du jury, steward…). Toutefois, le volontaire qui perçoit une allocation de sécurité sociale ou d’aide sociale ne peut pas dépasser le plafond standard.
• Qui exercent des gardes de jour/de nuit chez des personnes.
• Qui assurent le transport médical non urgent de patients couchés (depuis ou vers un site hospitalier).

Une association ou organisation n'est jamais obligée de verser des indemnités de défraiement aux volontaires actifs en son sein.

Une combinaison limitée aux frais de déplacement

Au cours d’une même année, un volontaire ne peut bénéficier que d’un seul régime de remboursement : frais réels ou forfait. S’il est actif dans plusieurs associations, il doit veiller à être défrayé de manière identique partout. Le seul cumul possible concerne les frais de déplacement. Au défraiement forfaitaire, il est possible d’ajouter 2.000 kms de frais de déplacement remboursés en frais réels. S'il s'agit d'une activité bénévole de transport régulier de personnes, il n'y a pas de limitation du nombre de kms remboursés en frais réels.

Les frais de déplacement en voiture et à vélo sont généralement remboursés suivant des barèmes. Mais l’organisation peut décider d’octroyer un montant inférieur.
- En voiture : le montant maximum est de 0,4297 € par km (de juillet à fin septembre 2024).
- À vélo : le montant maximum, en 2024, est de 0,35 euro par km.

En transport en commun : le remboursement se fait sur la base des billets.

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