MC Assure : politique de traitement des données personnelles

Finalités de traitement

Le traitement de vos données à caractère personnel est nécessaire :

• pour vous identifier, vous contacter, vous conseiller adéquatement
• pour la gestion de vos assurances facultatives souscrites auprès de MC Assure
• MC Assure propose des assurances facultatives aux membres affiliés à MC. Dans ce cadre, MC Assure est tenue de collecter et traiter certaines données personnelles :
• Afin de vérifier si vous remplissez les conditions pour souscrire une police d’assurance de MC Assure.
• Pour proposer, conclure et gérer les contrats d’assurances :
  • Pour établir une proposition d’assurance, émettre un contrat d’assurance, analyser des conditions de souscription (dans la phase précontractuelle)
  • Pour gérer l’exécution du contrat d’assurance, les modifications du contrat d’assurance ou la déclaration de consentement
  • Pour gérer les relations contractuelles, la communication avec le personnel MC Assure ou les intermédiaires.
  • Pour gérer les sinistres, le recouvrement et la vérification des factures, les prestations des prestataires avec lesquels MC Assure a signé des conventions en tiers-payant, le recouvrement auprès d’un tiers responsable du sinistre, pour gérer un éventuel contentieux
• Pour vous informer de manière proactive ou non sur nos polices d'assurance
• Pour gérer vos contacts avec MC Assure, quel que soit le canal utilisé : face à face, téléphone, SMS, e-mail, chat, site internet, l’Application Ma MC, courrier ;
• Pour gérer efficacement et optimiser nos polices d'assurance, grâce à des audits, enquêtes, études, recherches scientifiques, statistiques ou historiques et par des mesures de sécurité et de protection des personnes, des biens et des données
• Pour respecter nos obligations légales en tant qu'entreprise d'assurance vis-à-vis des régulateurs (Office de contrôle des mutualités, Banque Nationale de Belgique, …).
• Pour gérer la fin du contrat

MC Assure traite vos données concernant la santé dans le cadre des demandes d’intervention. Le cas échéant, les données sont traitées par le biais d’un traitement automatisé sans l’intervention d’un professionnel de la santé. Ces données ne peuvent être traitées que si vous y avez consenti. A défaut, la bonne exécution du contrat peut être empêchée.

MC Assure est subrogée de plein droit, à concurrence du montant de son intervention dans les droits et actions de l’assuré contre le tiers responsable d’un dommage, conformément à l’article 95 de la Loi du 4 avril 2014 relative aux assurances. Dans le cadre de ce mécanisme de subrogation, MC Assure traite et le cas échéant transmet des données personnelles, en ce compris des données judiciaires et des données de santé.

La source des données

Vos données personnelles sont recueillies lorsque :

• Vous contactez MC Assure afin d’obtenir des informations sur les services et produits d’assurance, par exemple lorsque :
  • Vous prenez contact quel que soit le canal utilisé : face à face, SMS, e-mail, chat, site web, Application MC, téléphone, courrier, applications, etc.
  • Vous vous rendez dans les locaux de la MC : enregistrement par caméra à des fins de sécurité.
  • Vous prenez contact par téléphone avec nos services : enregistrement en vue de l’amélioration du service
• Vous souscrivez un contrat d’assurance pour vous ou un membre de votre ménage
• Un tiers, autorisé à le faire, nous transmet des données personnelles : il peut s’agir d’un autre organisme assureur, d’une autre entreprise d’assurance, de votre employeur, d’un prestataire de soins etc.
• Vous faites une demande dans le cadre de la gestion du contrat.
• Vous avez donné votre autorisation lors d’un concours, salon, dans le cadre d’une application, de l’inscription à une lettre d’information, d’une activité…

Elles proviennent également :

• De votre représentant légal ou de toute personne mandatée ou autorisée par vos soins
• De l’Alliance Nationale des Mutualités Chrétiennes ou de la mutualité MC, moyennant votre consentement ou une autorisation du Comité sectoriel de la sécurité sociale et de la Santé et du Registre national.

La communication des données

Au sein de l’Union européenne

Vos données sont communiquées pour ce qui est nécessaire aux sous-traitants suivants:

• L’Alliance Nationale des Mutualités Chrétiennes, établie Chaussée de Haecht 579, boîte 40, 1031 Schaerbeek et ce principalement, en ce qui concerne vos données, pour les fonctions de gestion des systèmes informatiques, de gestion comptable, de gestion de récupération dans le cadre d’une subrogation légale)
• La Mutualité Chrétienne MC, en tant qu’intermédiaire d’assurance de MC Assure, établie Chaussée de Haecht 579, boîte 40, 1031 Schaerbeek, et ce principalement, pour la gestion de vos contrats d’assurances et pour les finalités commerciales ou de marketing direct.

Vos données à caractère personnel sont traitées soigneusement et confidentiellement par les collaborateurs afin qu’ils puissent exécuter leurs tâches dans le cadre des activités décrites. À cet effet, les collaborateurs sont tenus au secret professionnel.
Les collaborateurs de l’Alliance Nationale des mutualités chrétiennes, de la mutualité MC et de MC Assure sont soumis à une obligation de discrétion imposée par la loi (Loi relative à la Banque-Carrefour, Loi relative au Registre national, art. 458 du Code pénal, Loi du travail
En outre, MC Assure exige de ses collaborateurs qu'ils signent une déclaration de confidentialité.

Les données peuvent également être transmises, pour autant que nécessaire, aux personnes et entités juridiques suivantes :

• À vous-même, à votre représentant légal, à votre mandataire
• À un tiers autorisé en vertu de la loi ou d’un contrat avec l’assuré
• À la mutualité MC aux fins de permettre l’indemnisation
• À l’Alliance Nationale des Mutualités Chrétiennes
• Aux entreprises avec lesquelles une convention de paiement a été conclue (employeurs- centres hospitaliers)
• À vos prestataires de soins
• À une ou plusieurs compagnies d’assurances en cas de coassurance, concours et/ou récupération de débours en cas de responsabilité d’un tiers dans la survenance du sinistre.
• À l’ombudsman des assurances s’il est saisi d’un litige
• Au coordinateur de plaintes au sein de MC
• Aux organismes bancaires
• Aux autorités publiques de contrôle et de surveillance en raison des obligations légales de MC Assure
• Aux administrations fiscales et sociales en raison des obligations légales de MC Assure
• À vos créanciers dans le cadre d’une procédure exécutoire (saisie…)
• Aux sociétés postales, de transports de courriers, aux sociétés de mailing
• À la société à la laquelle MC Assure sous-traite la fonction actuarielle
• À Doccle, en tant que plateforme numérique, essentiellement pour le stockage de documents. Pour autant que vous l’autorisiez (compte Doccle et activation du lien MC), vous pouvez également consulter vos documents et utiliser les fonctionnalités de Doccle
• À nos avocats et huissiers de justice, experts, aux parties adverses en cas de contentieux
• Aux réviseurs d’entreprises qui sont tenus à une obligation de confidentialité, en cas d’audit
• Aux sociétés de recouvrement

Hors Union européenne

Les données personnelles peuvent être traitées dans les pays de l’Union européenne ou en-dehors, dans les pays où la Commission européenne estime ne pas garantir un niveau adéquat de protection des données. Dans ce cas, MC Assure prendra les mesures de protection appropriée au moyen de clauses contractuelles relatives à la protection des données, conformément à l’article 46.2 du RGPD.

La conservation des données

MC Assure conserve et utilise vos données à caractère personnel pour toute la durée de la convention conclue avec MC Assure et postérieurement, jusqu’à l’expiration des obligations de conservations légales, notamment fiscales et comptables et jusqu’à l’issue de la responsabilité contractuelle. Si la loi ne prévoit pas de délai, les données personnelles peuvent être conservées durant une période que MC Assure estime nécessaire pour l’exécution efficace du contrat d’assurance.
Le délai minimum de conservation est de 10 ans à dater de la fin du contrat (compte tenu des délais de prescription et de subrogation).

Ce délai peut être suspendu ou interrompu et en conséquence prolongé (exemple : procédure judiciaire, information répressive….).
Il vous est également possible de consulter les durées de conservation des données observées par MC en sa qualité de sous-traitant de certaines de nos opérations (ex: Enregistrement sonores, images des caméras de surveillances, ...) dans la politique de confidentialité de la MC.